Van start gaan met uitgaande afspraken

Bij uitgaande afspraken neemt u het initiatief om een afspraak te plannen met uw klant of prospect. Bijvoorbeeld een follow-up afspraak naar aanleiding van een vergadering met deze klant of u plant een afspraak op vraag van uw klant of prospect.

Bij het maken van een uitgaande afspraak zijn er twee mogelijkheden:

  1. U weet niet wanneer de afspraak kan plaatsvinden, dus u nodigt uw klant/prospect uit en hij/zij kan zelf een datum en tijd kiezen
  2. U weet welke datum en tijd voor jullie beiden past en u kunt onmiddellijk een afspraak plannen.

Als u een uitgaande afspraak verstuurt, zal uw klant hiervan worden verwittigd. De klant krijgt bij nadering van de afspraakdatum ook een automatische herinnering.

 

Het aanmaken van een nieuwe afspraak met een bestaande klant op een gekend moment

U kan een uitgaande afspraak maken waarbij u reeds het tijdstip afgesproken hebt met uw bestaande klant. Deze uitgaande afspraak maakt u altijd via uw agenda. 

  1. Ga naar Persoonlijk > Agenda
  2. Klik op een vrije plaats in de agenda
  3. Kies het onderwerp
    U kan een deel van de naam beginnen typen in het zoekveld om de lijst met onderwerpen te filteren
  4. Kies de klant
    U kan een deel van de naam, het e-mail adres of het telefoonnummer van de klant beginnen typen in het zoekveld om zo de lijst met klanten te filteren
  5. Klik op 'Aanmaken' om de afspraak in te plannen

 

Het aanmaken van een nieuwe afspraak met een bestaande klant waarbij het ogenblik niet gekend is

U kan een uitgaande afspraak maken waarbij het tijdstip nog niet afgesproken is met uw bestaande klant. Deze uitgaande afspraak kan u vanaf eender welk scherm maken. Uw klant kan dan nadien zelf een tijdstip voorstellen dat past voor beiden.

    1. Vanaf elk scherm kan u linksboven op de '+' knop klikken.
    2. Klik vervolgens op 'Afspraak uitnodiging'
    3. Links verschijnt een paneel waarop u de nodige gegevens kunt invullen om een afspraak uitnodiging te sturen

    4. Kies een onderwerp
    5. Het tijdstip moet niet worden ingegeven aangezien de klant een tijdstip zal kiezen
    6. Kies waar de afspraak zal doorgaan
    7. Kies met welke klant de afspraak zal doorgaan
    8. Kies met wie de klant een afspraak heeft (default: 'Jezelf')
    9. Klik op 'Uitnodiging sturen'.

Uw klant zal automatisch worden verwittigd, samen met een update van uw agenda!

 

Een afspraak inplannen of aanvragen met een nieuwe klant

Het aanmaken van een afspraak met een nieuwe klant gebeurt op dezelfde manier als met een bestaande klant. Echter heeft u nog de mogelijkheid om de nieuwe klant aan te maken. U hoeft dus niet eerst de klant aan te maken, vooraleer u de afspraak maakt.

Het aanmaken van een afspraak via de agenda kan op twee manieren.

Via de '+' knop:

    1. Ga naar Persoonlijk > Agenda
    2. Klik op een vrije plaats in de agenda
    3. Kies het onderwerp
      U kan een deel van de naam beginnen typen in het zoekveld om de lijst met onderwerpen te filteren
    4. Klik op de '+' knop om een nieuwe klant aan te maken
    5. U krijgt een paneel te zien waarop u de gegevens van de klant kan invoeren
    6. Na het invullen van de klantgegevens, klikt u op 'Maak klant' of u kan klikken op het pijltje bovenaan om het paneel te laten inklappen
    7. Kies met wie de klant een afspraak heeft (default: 'Jezelf')
    8. Klik op 'Aanmaken'.

Via 'Wijzig details':

    1. Ga naar Persoonlijk > Agenda
    2. Klik op een vrije plaats in de agenda
    3. Kies het onderwerp
      U kan een deel van de naam beginnen typen in het zoekveld om de lijst met onderwerpen te filteren
    4. Druk op 'Wijzig details'
    5. U krijgt links een paneel te zien waarop u de gegevens omtrent de afspraak kan invoeren
    6. Voor het ingeven van de klantgegevens, drukt u op 'Nieuw'
    7. Na het invullen van de klantgegevens, klikt u op 'Maak klant' of u kan klikken op het pijltje bovenaan om het paneel te laten inklappen
    8. Kies met wie de klant een afspraak heeft (default: 'Jezelf')
    9. Klik op 'Aanmaken'.

Let op! Een nieuwe klant wordt pas aangemaakt wanneer de uitnodiging wordt verstuurd. 

 

Waar kan ik een overzicht van mijn uitgaande afspraken en afspraakverzoeken vinden? 

  1. Ga naar Persoonlijk > Afspraken 
  2. U kunt een overzicht van uw uitgaande afspraken en afspraakverzoeken aan de rechterkant vinden
  3. Klik op een afspraak om de details te bekijken.

Voor meer info over afspraak opties ga naar Uw afspraken beheren.

 

Mijn klant heeft mijn uitnodiging niet beantwoord. Kan ik hem/haar opnieuw uitnodigen?

Wanneer een klant een uitnodiging niet beantwoordt, kunt u altijd opnieuw een afspraakverzoek versturen. 

  1. Ga naar Persoonlijk > Afspraken sectie Uitgaande afspraken
  2. Klik op de gewenste afspraak 
  3. Klik op Opnieuw verzenden

 

Kan mijn klant onze afspraak annuleren of veranderen?

Wanneer uw klant een afspraak of een uitnodiging voor een afspraak ontvangt per e-mail, heeft hij/zij altijd de mogelijkheid om de afspraak te annuleren of een tijdstip voor te stellen.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen